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L'Administration communale recrute...

Un Chef de bureau administratif (H/F)

Cadre de vie

Missions/Objectifs :

Sous l’autorité hiérarchique et fonctionnelle du Directeur Général, le chef de bureau administratif est chargé de :

  • Coordonner les différents services dont il a la charge, à savoir : Tourisme, Commerce, Evénements, Communication (interne et externe – excepté la communication de crise)
  • Conseiller et assister les instances décisionnelles dans les décisions relatives à son domaine d’activité
  • Proposer et mettre en œuvre les orientations stratégiques dans son domaine d’activité.
  • Représenter la commune en général et son département en particulier lors de manifestations extérieures et/ou officielles.
  • Être le référent communal pour les différents acteurs actifs, sur le territoire communal, dans le développement des matières liées à la culture (Centre culturel, Maison de la poésie, Château de Jehay, associations diverses…)  et au sport (CSLI, Gravière…).

Activités :

De façon générale :
  • Assurer une supervision des matières gérées dans les différents services du département.
  • Evaluer la qualité des activités de son département.
  • Participer à l’élaboration du Plan Stratégique Transversal pour son département
  • Prioriser et mettre en œuvre le PST tel que défini par les autorités
  • Valider des procédures et instructions spécifiques dont le département assure le pilotage.
  • Piloter des rapports stratégiques aux instances décisionnelles et des délibérations.
  • Développer une collaboration transversale entre les agents de son département et inter-départements.
  • Rédiger une analyse annuelle des résultats obtenus (rapport d'activité).
  • Participer à la sélection et au recrutement des agents.
  • Définir les objectifs de son département.
  • Valider des opérations financières courantes pour son département.
  • Planifier, organiser, coordonner les activités du département ; piloter des projets stratégiques pour son département ; conseiller les agents de son département pour les dossiers traités.
  • Corriger et valider des actes administratifs, des dossiers
  • Analyser, réaliser des synthèses et exposés de données textuelles ou chiffrées.
  • Réaliser l’entretien d'évaluation et/ou bilan de compétences.
  • Collaborer à la définition du plan de formation dans son domaine d'activité.
  • Définir les objectifs individuels des agents de son département.
  • Gérer les documents et l'archivage (en collaboration avec le référent global « archives »)
  • Participer au Comité de Direction (CODIR).
En particulier dans l’emploi proposé :
  • Mettre en place un Pôle « Cadre de vie » sur base des services existants.
  • Assurer la gestion du département ainsi créé et de la réalisation de l’ensemble des tâches relevant des différents services composant le département.
Pour le service « Tourisme, commerce » :
  • Accentuer les contacts avec les différents acteurs existants dans ces matières.
  • Veiller à la continuité de l’exécution des tâches déjà exécutées par les services.
Pour le service « Communication, événements » :
  • Veiller à la continuité de l’exécution des tâches déjà exécutées par les services
  • Développer les contacts avec les partenaires privilégiés
Pour les secteurs « Culture » et « Sports » :
  • Développer les liens et partenariats avec les différents acteurs actifs sur le territoire de la Commune dans les secteurs de la Culture et du Sport.
  • Assurer la cohérence entre les différentes offres sur le territoire communal dans ces domaines.
  • Conseiller l’autorité sur les interventions communales possibles dans ces domaines (subsides, mises à disposition de matériel…)

Compétences requises :

Connaissances (Savoir) – doit connaître :
  • La législation communale de base (1)
  • Les règlements en vigueur au sein de l’administration communale
  • Langue française orale et écrite
  • Connaissance des logiciels de base et spécifiques aux services
  • Les procédures en place au sein du service et de l’administration communale (dossiers collège et conseil)
  • Connaissance des matières spécifiques au pôle (tourisme, commerce, organisation d’événements, communication, culture et sport) (2)
Aptitudes (Savoir-faire) – être capable de :
  • Rédiger et élaborer des documents à valeur stratégique
  • Utiliser les fonctionnalités des logiciels spécifiques
  • Utiliser les différents moyens de communication à sa disposition et à la disposition de l’organisation
  • Gérer le budget de son département et établir les prévisions budgétaires relatives
  • Gérer le personnel de son département, en collaboration avec les responsables de service et/ou agents référents (congés, remplacements, évaluations, motivation…)
  • Conduire des réunions de département et interdépartement
  • Comprendre l’organisation de l’ensemble de l’administration et les impacts des décisions sur celleci
  • Développer une orientation pour son département et participer à l’élaboration du PST en fixant des objectifs
  • Gérer, planifier et organiser les projets de son département
  • Communiquer efficacement et sans jugement les décisions de la hiérarchie aux agents de son département et les interrogations des agents à la hiérarchie
Attitudes (Savoir-être) – doit faire preuve de :
  • Professionnalisme et exemplarité
  • Assertivité et respect
  • Disponibilité, fiabilité, ponctualité
  • Proactivité (initiative, dynamisme…)
  • Autocritique
  • Organisation et rigueur
  • Discrétion et réserve
  • Bonne gestion du stress
  • Sociabilité (écoute, ouverture)

Profil :

 

Diplôme :
  • Soit baccalauréat utile à la fonction (à finalité sociale, juridique, management ou administrative) et diplôme de l’enseignement universitaire complémentaire
  • Soit diplôme de l’enseignement universitaire
Connaissances spécifiques/Conditions particulières :
  • Bonnes compétences relationnelles
  • Maîtrise de la suite Office
  • Bonnes compétences rédactionnelles et organisationnelles
  • Permis B et voiture personnelle
  • Expérience en gestion d’équipe et management
  • Expérience de 3 ans dans une administration communale

Contrat proposé

contrat temps plein (36h/semaine) à durée déterminée de 6 mois éventuellement renouvelable en indéterminée. Pour les candidats en interne, contrat à durée indéterminée.

Rémunération temps plein : grade A1 de 22.032,79 EUR (ancienneté 0) à 34.226,06 EUR (ancienneté 25) à l'indice de départ, soit à l'indice 1.3801.

Les dossiers de candidature comprendront obligatoirement, sous peine de nullité :

  • Une lettre de motivation ;
  • Un curriculum vitae ;
  • La copie du diplôme demandé ;
  • Un certificat de bonne conduite, vie et mœurs de moins de 3 mois.

Ils sont à transmettre, pour le 21 octobre 2020 au plus tard (cachet de la poste faisant foi) par recommandé ou via dépôt contre accusé de réception à l’adresse suivante :

Administration Communale
Collège Communal
76, Chaussée Freddy Terwagne,
4540 Amay.

Le Collège se réserve le droit de procéder à une sélection préalable sur base du CV. Les dossiers de candidature incomplets et/ou rentrés hors délai seront déclarés irrecevables.

Pour tout renseignement, vous pouvez contacter Mme NIESSEN Mélanie, service des Ressources Humaines, au 085/830.817 du lundi au vendredi, entre 14h et 16h ou via l’adresse Z3JoQGFtYXkuYmU=.


(1) CDLD, RGCC, marchés publics…
(2) Code wallon du tourisme, RGPD